Organisationsberatung und Interims­management, Ditzingen

Im Rahmen unserer Organisationsuntersuchung wurde der Status quo der Organisationseinheit in enger Zusammenarbeit mit IMAKA Institut für Management GmbH analysiert. Hieraus wurden konkrete Optimierungsmaßnahmen abgeleitet und entsprechend dokumentiert. Bei der Untersuchung wurden die Mitarbeiter des Amts nicht nur abschließend umfassend über die Ergebnisse informiert, sondern während des Prozesses auch durch Interviewformate aktiv in die Analyse einbezogen.

Statt einer begleitenden Beratung zur Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen wurde nach Abschluss der Organisationsuntersuchung zunächst für fünf Monate ein Interimsmanagement etabliert, um bis zur Neubesetzung der Führungspositionen bei der Sicherstellung der Standardvorgänge zu unterstützen. Ergänzt wurden diese Führungsaufgaben um die fachliche Unterstützung bei operativen Standardaufgaben. In diesem Rahmen konnten bereits erste Optimierungsmaßnahmen abgeschlossen und in die Wege geleitet werden.

Aufbauend auf diesen Einsätzen wurde die weitere Entwicklung des Amtes durch gezielte Maßnahmen fortgeführt. Hierzu zählten die operative Unterstützung im Rahmen einer Task-Force sowie ein umfassendes Prozessmanagement. Dabei wurden Arbeitsabläufe gemeinsam mit den zuständigen Mitarbeitenden aufgenommen, strukturiert, dokumentiert und in der Anwendung geschult. Nebst konnten durch den Einsatz eines Change Managements im kaufmännischen Gebäudemanagement zentrale Strukturen gezielt weiterentwickelt werden. In einem Workshop wurden Verantwortlichkeiten definiert und klar zugeordnet, um die Zusammenarbeit zu verbessern und Schnittstellen zu optimieren. Auf dieser Basis erfolgten die Erstellung und Überarbeitung der Arbeitsplatzbeschreibungen für alle Stellen, wodurch Aufgabenbereiche transparenter gestaltet und einheitliche Grundlagen für die tägliche Arbeit geschaffen wurden.

Ergänzend konnten wir mit unserem breit gefächerten Leistungsportfolio auch in anderen Bereichen Mehrwerte schaffen. Dazu gehörte unter anderem die Übernahme der Bauherrenvertretung für eine KiTa. Mit diesem ganzheitlichen Ansatz wurde nicht nur die Grundlage für eine zukunftsorientierte Weiterentwicklung geschaffen, sondern auch die Basis für eine nachhaltige Optimierung und Effizienzsteigerung gelegt.